Proces odzyskiwania niezapłaconych należności bywa dla przedsiębiorcy źródłem frustracji i stresu. Konieczność poświęcania czasu i zasobów na dochodzenie własnych pieniędzy jest wystarczająco obciążająca. Dodatkowo, często pojawia się pytanie: czy koszty poniesione w związku z działaniami windykacyjnymi – czy to wewnętrznymi, czy zleconymi profesjonalnej firmie, jak Heksem – muszą obciążać wyłącznie wierzyciela? Dobra wiadomość jest taka, że polskie prawo przewiduje mechanizmy, które w wielu przypadkach pozwalają przenieść ciężar finansowy windykacji na nierzetelnego dłużnika. Kluczowe jest jednak zrozumienie podstaw prawnych i praktycznych aspektów tego procesu, w czym pomagają specjaliści tacy jak Heksem, informując swoich klientów o dostępnych możliwościach już na etapie zgłaszania sprawy.
Podstawa prawna: kiedy wierzyciel może żądać zwrotu kosztów windykacji?
Możliwość obciążenia dłużnika kosztami odzyskiwania należności nie jest jedynie kwestią dobrej woli czy negocjacji, ale wynika wprost z przepisów prawa. Dwa akty prawne mają tu szczególne znaczenie.
Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych
To kluczowy akt prawny regulujący tę kwestię, szczególnie w relacjach między przedsiębiorcami (B2B). Ustawa ta (wcześniej znana jako ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych) ma na celu dyscyplinowanie płatników i ochronę wierzycieli przed negatywnymi skutkami opóźnień w płatnościach. Jednym z najważniejszych narzędzi, jakie daje wierzycielom, jest prawo do żądania od dłużnika rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Co istotne, prawo to powstaje automatycznie z chwilą nabycia przez wierzyciela uprawnienia do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych, czyli od dnia następującego po upływie terminu płatności, bez konieczności wysyłania dodatkowego wezwania w tej sprawie. Ustawa przewiduje zryczałtowane kwoty tej rekompensaty, ale – co ważne – nie wyklucza możliwości dochodzenia zwrotu wyższych, rzeczywiście poniesionych kosztów.
Kodeks cywilny i odpowiedzialność dłużnika za zwłokę
Ogólne zasady odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania zawarte są w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 471 KC, dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że jest to następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Opóźnienie w zapłacie (zwłoka) jest formą nienależytego wykonania zobowiązania pieniężnego. Szkoda wierzyciela może obejmować nie tylko utracone odsetki (których dochodzenie reguluje art. 481 KC), ale także uzasadnione koszty poniesione w celu wyegzekwowania należności. W praktyce oznacza to, że wierzyciel może domagać się zwrotu wydatków na windykację jako części odszkodowania za zwłokę dłużnika. Dotyczy to potencjalnie również relacji z konsumentami (B2C), jednak udowodnienie wysokości szkody i związku przyczynowego między zwłoką a poniesionymi kosztami bywa tu bardziej skomplikowane niż w przypadku dedykowanej ustawy dla transakcji handlowych.
Jakie koszty windykacji można odzyskać od dłużnika?
Przepisy pozwalają na odzyskanie różnych kategorii kosztów, przy czym ich zakres i sposób dochodzenia różnią się w zależności od kontekstu prawnego.
Zryczałtowana rekompensata – €40, €70 lub €100
Wspomniana ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wprowadza bardzo korzystny dla wierzycieli mechanizm stałej rekompensaty. Jej wysokość jest uzależniona od wartości świadczenia pieniężnego (wierzytelności głównej) i wynosi równowartość:
- €40 – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5 000 złotych;
- €70 – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5 000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;
- €100 – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.
Równowartość euro przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Największą zaletą tej rekompensaty jest jej automatyczny charakter. Wierzyciel nie musi udowadniać, że poniósł jakiekolwiek konkretne koszty windykacji, aby móc jej żądać. Przysługuje ona od każdej niezapłaconej w terminie faktury (lub innego tytułu płatności w transakcji handlowej) osobno.
Rzeczywiste koszty windykacji przewyższające rekompensatę
Ustawa wyraźnie stanowi, że oprócz zryczałtowanej rekompensaty (€40/70/100), wierzyciel ma prawo do zwrotu, w uzasadnionej wysokości, rzeczywiście poniesionych kosztów odzyskiwania należności, które przewyższają kwotę tej rekompensaty. Co to oznacza w praktyce? Jeśli wierzyciel zlecił windykację profesjonalnej firmie (takiej jak Heksem) i zapłacił jej wynagrodzenie (np. prowizję od odzyskanej kwoty lub stałą opłatę), a koszt ten był wyższy niż przysługująca mu rekompensata, może dochodzić od dłużnika zwrotu tej nadwyżki.
Do przykładowych, rzeczywistych kosztów windykacji, które mogą podlegać zwrotowi (pod warunkiem ich udokumentowania i uzasadnienia), należą:
- Wynagrodzenie firmy windykacyjnej.
- Opłaty sądowe (np. wpis od pozwu).
- Koszty zastępstwa procesowego (wynagrodzenie adwokata lub radcy prawnego).
- Koszty korespondencji (np. wysyłki wezwań listami poleconymi).
- Koszty uzyskania informacji o dłużniku (np. z rejestrów gospodarczych).
- Koszty ewentualnej egzekucji komorniczej (zaliczki dla komornika).
Kluczowe jest jednak, aby wierzyciel był w stanie wykazać poniesienie tych kosztów (np. fakturami, umowami, potwierdzeniami przelewów) oraz ich celowość i niezbędność w procesie odzyskiwania konkretnej należności.
Jak w praktyce dochodzić zwrotu kosztów windykacji?
Samo istnienie prawa do zwrotu kosztów to jedno, a jego skuteczna egzekucja to drugie. Jakie kroki należy podjąć?
Wezwanie do zapłaty obejmujące koszty windykacji
Już na etapie przedsądowym, wysyłając do dłużnika wezwanie do zapłaty, wierzyciel powinien wskazać nie tylko kwotę zaległej należności głównej i naliczone odsetki za opóźnienie, ale także kwotę należnej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (€40/70/100). Jeśli wierzyciel poniósł już wyższe, udokumentowane koszty, również może je w wezwaniu uwzględnić, informując o podstawie ich naliczenia. Wyraźne wskazanie tych kwot w wezwaniu zwiększa szansę na ich dobrowolną zapłatę przez dłużnika wraz z należnością główną.
Rola profesjonalnej firmy windykacyjnej (jak Heksem)
Współpraca z wyspecjalizowaną firmą windykacyjną znacząco ułatwia dochodzenie zwrotu kosztów. Profesjonalni windykatorzy, jak ci z Heksem, od początku informują klienta o możliwości obciążenia dłużnika kosztami i uwzględniają te roszczenia w kierowanej do dłużnika korespondencji oraz podczas negocjacji. Posiadają wiedzę i doświadczenie, jak skutecznie argumentować zasadność tych roszczeń. Co więcej, jeśli sprawa trafi do sądu, firma windykacyjna często pomaga w przygotowaniu odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej poniesione koszty (np. wystawiając fakturę za swoje usługi).
Dochodzenie kosztów na drodze sądowej
Jeśli dłużnik ureguluje należność główną, ale odmówi zapłaty kosztów windykacji (zarówno rekompensaty, jak i ewentualnej nadwyżki), wierzyciel może dochodzić tych kwot na drodze sądowej. Roszczenie o zapłatę rekompensaty jest stosunkowo proste do udowodnienia – wystarczy wykazać istnienie transakcji handlowej i fakt opóźnienia w płatności. W przypadku dochodzenia zwrotu rzeczywistych kosztów przewyższających rekompensatę, konieczne będzie przedstawienie dowodów ich poniesienia i uzasadnienie ich wysokości oraz celowości. W wielu przypadkach do dochodzenia tych roszczeń można wykorzystać uproszczone postępowanie, jakim jest Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU), co może przyspieszyć proces.
O czym należy pamiętać, obciążając dłużnika kosztami?
Chociaż prawo stoi po stronie wierzyciela, warto pamiętać o kilku ważnych aspektach, aby skutecznie i zgodnie z przepisami odzyskać poniesione koszty.
Konieczność poniesienia i udokumentowania kosztów (powyżej ryczałtu)
Jak wspomniano, o ile rekompensata €40/70/100 przysługuje „z urzędu” za sam fakt opóźnienia, o tyle dochodzenie zwrotu wyższych kosztów wymaga ich rzeczywistego poniesienia i starannego udokumentowania. Należy przechowywać wszelkie faktury, rachunki, umowy i potwierdzenia zapłaty związane z procesem windykacji danej należności. Bez solidnych dowodów, sąd może oddalić roszczenie o zwrot tych kosztów.
Zasada celowości i proporcjonalności kosztów
Dochodzone koszty muszą być celowe (niezbędne do odzyskania długu) i proporcjonalne do wartości dochodzonej należności oraz stopnia skomplikowania sprawy. Próba obciążenia dłużnika ewidentnie zawyżonymi lub nieuzasadnionymi wydatkami (np. wynajęcie detektywa do windykacji drobnej, bezspornej faktury) prawdopodobnie spotka się z zakwestionowaniem przez sąd. Koszty muszą być racjonalne i adekwatne do sytuacji.
Rozróżnienie transakcji B2B i B2C
Należy pamiętać, że mechanizm zryczałtowanej rekompensaty €40/70/100 dotyczy przede wszystkim transakcji handlowych między przedsiębiorcami (B2B). W przypadku dochodzenia należności od konsumentów (B2C), możliwość obciążenia ich kosztami windykacji jest znacznie bardziej ograniczona i podlega innym regulacjom (m.in. Ustawie o prawach konsumenta), które chronią konsumenta przed nadmiernymi obciążeniami. Zazwyczaj możliwe jest dochodzenie jedynie odsetek za opóźnienie oraz ewentualnie kosztów sądowych w razie skierowania sprawy do sądu. Profesjonalne firmy windykacyjne, takie jak Heksem, znają te rozróżnienia i stosują odpowiednie procedury w zależności od statusu dłużnika.
